КошницаКошница
Кошницата Ви е празна!

Техники за управление на времето

Препоръчано
От: Diteramb Consult | Дата: 26 Май 2014

Техники за управление на времето New article

Тези няколко техники за управление на времето ще Ви помогнат да извършвате по-добър контрол върху времето и живота си. 

Основни начини и техники за управление на времето:

 

  • Планирайте дейностите си за следващия ден от днес.
  • Първо запишете специфичните за деня си срещи, след това задачите, които трябва да изпълните и ги поставете на видимо място през целия ден.
  • Важно е да подредите задачите си по приоритет, започвайки от най-важната; и да ги изпълнявате подред.
  • Уверете се, че сте си дали достатъчно време, за да свършите всичко в списъка си, като отчетете и прекъсванията при изпълнението на задачите.
  • Свършете първо трудните задачи и след това тези, които Ви доставят най-голямо удоволствие. Погрижете се за по-леките от тях когато сте най-изморени.
  • Фиксирайте всички крайни срокове на всички задачи, които имате и се придържайте към тях. Задачата трябва да отнеме толкова време, колкото сте й отредили в плановете си.
  • Не отлагайте важните задачи, дори да са ви неприятни. Задачите когато са важни, наистина стават по-приятни, затова  ги направете още сега.
  • Опитайте се да групирате времето си като го разпределите във време за e-mail-и, време за разговори с мениджърите или персонала, компютърни дейности и т.н.
  • Опитайте да определите точно време, в което не искате да бъдете притеснявани
  • Планирайте телефонните си обаждания. Направете си експозе, какво искате да кажете и каква информация Ви е нужна от другата страна. Това пести много  от времето Ви. 
  • Ако трябва да извършите няколко телефонни обаждания, направете го наведнъж, а не ги разпръсвайте във времето.
  • Когато започвате някаква работа, опитайте се да я свършите без прекъсване.
  • За да работите през цялото време ефективно, разчупете работния си процес с кратки почивки.
  • Планирайте известно време за дискусии на ежедневните проблеми с колегите си. Така ще избегнете прекъсванията на задачите си през деня, с ангажиране точно с тези проблеми.
  • Научете се да казвате НЕ. Запитайте се дали Вие сте правилният човек за тази работа и ако не Вие трябва да я свършите, тогава просто откажете.
  • Наблюдавайте се как използвате времето си и направете съзнателни промени в поведението си.
  • Стресът и умората рядко са причинени от нещата, които сте направили и по-често от нещата, които все още не сте свършили.
  • Създайте си навик да приключвате важната работа за деня, преди края на работния ден.

 

Почистете бюрото си!

  • Средно се губи около половин час от деня в търсене на всевъзможни неща по бюрото, ако то е разхвърляно.
  • Сортирайте „нещата, които ще свършите някой ден“, папките, писмата, телефонните съобщения, входящата кореспонденция и т.н., и ги поставете на различни места в офиса.
  • Поставете входящата и изходяща кореспонденция на достъпно във всеки момент за вас място, но в никакъв случай на бюрото си. 

Ефективно използване на папките:

 

  • Пренаредете всички документи и имайте предвид, че 85% от тях никога няма да погледнете отново.
  • Махнете всичко от бюрото си – всяко листче хартия върху бюрото Ви ще предизвика вниманието ви поне пет пъти този ден.
  • Реорганизирайте рафтовете си и поставете повечето неща в шкафове, така ще спестите 25% от пространството.
  • Разгледайте, реорганизирайте и прередете всичките си папки.
  • Избягвайте дебели папки с много неща в тях. По-добре сортирайте материалите по групи и теми, и ги сложете в големи картотечни кутии. 
  • Използвайте различни цветове за различни теми върху папките.

 

Телефонните обаждания: 

 

  • Никога не чакайте на телефона. Вместо това звъннете по-късно, оставете съобщение или дайте телефонния си номер за връзка.
  • Ако някой не е свободен в момента, попитайте за най-подходящото време да позвъните отново или оставете вашият телефонен номер. 
  • Ако трябва периодично да извършвате телефонни обаждания, договорете взаимно подходящо време за това. 
  • Научете се да оставяте ясни съобщения на хората, които отговарят на обаждането ви. Винаги оставяйте името и телефонния си номер, ако искате да ви позвънят. 

 

Входящите обаждания:

 

  • Създайте навик в офиса да отбелязвате всички обаждания, които са приети през деня.
  • Винаги дръжте химикал и тефтер в близост до телефона. 
  • Ако се обаждате с цел да получите информация за нещо и не я получите веднага, ако не е спешно, не я търсете другаде, позвънете по-късно на познатото Ви вече място. 
  • Покажете на търсещите ви, че имате ограничено време за разговори.

 

Чеклист на прекъсванията 

Ако имате неочаквано посещение: 

  • Първо установете защо са дошли да Ви видят.
  • Станете когато влязат в стаята, така те също ще останат прави.
  • Ако е необходимо лично да преговаряте с този човек, предложете му по-късна среща, когато ще Ви е по-удобно.
  • Когато е възможно предложете среща в техния офис.
  • Поставете времеви рамки на дискусията си.
  • Отбягвайте да участвате в незначителни разговори.
  • Ако имате секретарка, установете ясна политика, кой има достъп до Вас и с кого тя би могла да разговаря вместо Вас.
← Предишна статия Следваща статия →

Препоръчани статииRecommended Articles

Академия Финанси за нефинансисти - 2022 От: Diteramb Consult | Дата: 03 Януари 2022
Академия за ръководители ( Мениджъри ) II - 2022 От: Diteramb Consult | Дата: 03 Януари 2022
Академия за Ръководители(Мениджъри) 2022 От: Diteramb Consult | Дата: 16 Септември 2021