Техники за управление на времето

Тези няколко техники за управление на времето ще Ви помогнат да извършвате по-добър контрол върху времето и живота си. 

Основни начини и техники за управление на времето:

• Планирайте дейностите си за следващия ден от днес.
• Първо запишете специфичните за деня си срещи, след това задачите, които трябва да изпълните и ги поставете на видимо място през целия ден.
• Важно е да подредите задачите си по приоритет, започвайки от най-важната; и да ги изпълнявате подред.
• Уверете се, че сте си дали достатъчно време, за да свършите всичко в списъка си, като отчетете и прекъсванията при изпълнението на задачите.
• Свършете първо трудните задачи и след това тези, които Ви доставят най-голямо удоволствие. Погрижете се за по-леките от тях когато сте най-изморени.
• Фиксирайте всички крайни срокове на всички задачи, които имате и се придържайте към тях. Задачата трябва да отнеме толкова време, колкото сте й отредили в плановете си.
• Не отлагайте важните задачи, дори да са ви неприятни. Задачите когато са важни, наистина стават по-приятни, затова  ги направете още сега.
• Опитайте се да групирате времето си като го разпределите във време за e-mail-и, време за разговори с мениджърите или персонала, компютърни дейности и т.н.
• Опитайте да определите точно време, в което не искате да бъдете притеснявани
• Планирайте телефонните си обаждания. Направете си експозе, какво искате да кажете и каква информация Ви е нужна от другата страна. Това пести много  от времето Ви. 
• Ако трябва да извършите няколко телефонни обаждания, направете го наведнъж, а не ги разпръсвайте във времето.
• Когато започвате някаква работа, опитайте се да я свършите без прекъсване.
• За да работите през цялото време ефективно, разчупете работния си процес с кратки почивки.
• Планирайте известно време за дискусии на ежедневните проблеми с колегите си. Така ще избегнете прекъсванията на задачите си през деня, с ангажиране точно с тези проблеми.
• Научете се да казвате НЕ. Запитайте се дали Вие сте правилният човек за тази работа и ако не Вие трябва да я свършите, тогава просто откажете.
• Наблюдавайте се как използвате времето си и направете съзнателни промени в поведението си.
• Стресът и умората рядко са причинени от нещата, които сте направили и по-често от нещата, които все още не сте свършили.
• Създайте си навик да приключвате важната работа за деня, преди края на работния ден.

Почистете бюрото си!

• Средно се губи около половин час от деня в търсене на всевъзможни неща по бюрото, ако то е разхвърляно.
• Сортирайте „нещата, които ще свършите някой ден“, папките, писмата, телефонните съобщения, входящата кореспонденция и т.н., и ги поставете на различни места в офиса.
• Поставете входящата и изходяща кореспонденция на достъпно във всеки момент за вас място, но в никакъв случай на бюрото си. 

Ефективно използване на папките:

• Пренаредете всички документи и имайте предвид, че 85% от тях никога няма да погледнете отново.
• Махнете всичко от бюрото си – всяко листче хартия върху бюрото Ви ще предизвика вниманието ви поне пет пъти този ден.
• Реорганизирайте рафтовете си и поставете повечето неща в шкафове, така ще спестите 25% от пространството.
• Разгледайте, реорганизирайте и прередете всичките си папки.
• Избягвайте дебели папки с много неща в тях. По-добре сортирайте материалите по групи и теми, и ги сложете в големи картотечни кутии. 
• Използвайте различни цветове за различни теми върху папките.

Телефонните обаждания: 

• Никога не чакайте на телефона. Вместо това звъннете по-късно, оставете съобщение или дайте телефонния си номер за връзка.
• Ако някой не е свободен в момента, попитайте за най-подходящото време да позвъните отново или оставете вашият телефонен номер. 
• Ако трябва периодично да извършвате телефонни обаждания, договорете взаимно подходящо време за това. 
• Научете се да оставяте ясни съобщения на хората, които отговарят на обаждането ви. Винаги оставяйте името и телефонния си номер, ако искате да ви позвънят. 

Входящите обаждания:

• Създайте навик в офиса да отбелязвате всички обаждания, които са приети през деня.
• Винаги дръжте химикал и тефтер в близост до телефона. 
• Ако се обаждате с цел да получите информация за нещо и не я получите веднага, ако не е спешно, не я търсете другаде, позвънете по-късно на познатото Ви вече място. 
• Покажете на търсещите ви, че имате ограничено време за разговори.

Чеклист на прекъсванията 

Ако имате неочаквано посещение: 

• Първо установете защо са дошли да Ви видят.
• Станете когато влязат в стаята, така те също ще останат прави.
• Ако е необходимо лично да преговаряте с този човек, предложете му по-късна среща, когато ще Ви е по-удобно.
• Когато е възможно предложете среща в техния офис.
• Поставете времеви рамки на дискусията си.
• Отбягвайте да участвате в незначителни разговори.
• Ако имате секретарка, установете ясна политика, кой има достъп до Вас и с кого тя би могла да разговаря вместо Вас.