Как бихте описали бизнес-срещите, които сте имали в миналото?
Най-често даваните отговори на този въпрос са, че срещите протичат безкрайно дълго или че разговорите протичат в кръг без да се стигне до някакво решение. Други често срещани отговори са, че срещите са загуба на време, непродуктивни, конфронтиращи, неефективни, повторяеми и други негативни отговори в този ред. Рядко се случва някой да сподели положителна оценка като – позитивни, информативни, необходими, но ответната страна се настройва в опозиция твърде бързо.
Повечето хора вярват, че бизнес-срещите са необходимо зло и в много случаи те са точно това. Това, което трябва да запомним за тях е, че те трябва да се провеждат когато наистина СА необходими. Когато персоналът или партньорите Ви са в среща, те реално не работят. Нищо не е свършено докато срещата не приключи, така че най-доброто решение за постигане на ефективни срещи е да се провеждат по-рядко.
Ярък пример е случаят на млада асистенка на управител на компания с 500 дъщерни предприятия, чиято длъжност беше изцяло да посещава срещите, на които шефът й не може да присъства. След кратък анализ на времето и на видовете срещи се оказа, че тя губи 32 часа в неефективни и безсмислени събирания, които нито тя, нито управителя е необходимо да посещават. Година след като откритието беше направено и времето беше разпределено по-добре, продуктивността на въпросната асистентка и на целия й екип се увеличи с 200%.
Това, разбира се е изключение, но при всеки може да се наблюдава разход на време за срещи, които не дават резултат и нямат конкретна цел.
Дългогодишния опит на редица мениджъри даде основата да се разработят няколко ключови съвета, в чиято ефективност те са готови да се закълнат. Надяваме се те да бъдат от полза и за Вас:
1. Направете си график. При часа на дадена среща отбележете моментите, които ще се засегнат в срещата, предварително ги изпратете и на останалите участници. Това ще им помогне да са добре подготвени и да няма „ходене за зелен хайвер“.
2. Следвайте графика. Това може да звучи елементарно, но е изненадващо, че повечето хора прекарват изключително много време в плениране на срещите и след това тотално пренебригват предварителния план. Което, като знаем е само в минус.
3. Ограничете въпросния график до максимум три точки, като преди това обмислите внимателно кои са трите неща от най-голяма степен на важност, които трябва да бъдат обсъдени. Ограничете графика до тях, а колкото до останалите – ясно е, че щом не са в челната тройка не са спешни, тогава защо да губите времето си и времето на всички останали с тях?
4. Сложете лимит на времето за среща. Препоръчителната граница е 30 минути, а след всяка следваща можете да ограничавате с по 5, докато срещите Ви не станат 15-минутни. Протичането на срещата ще стане много по-ефективно, а участниците-много по-фокусирани върху разглежданите въпроси. Когато изтече времевия лимит – край на срещата. При прилагането на този метод първоначално може да не се разглеждат всички теми в графика, но постепенно ще започне да се поднася само важна информация и лесно ще се стига до взимане на ефективни решения.
5. Насърчавайте участието на всеки един от екипа, но не принуждавайте никого да присъства. Вместо да препитвате всеки един за решението, което според него трябва да бъде взето или за възможни подобрения, просто задайте въпрос и оставете хората да предоставят отговорите си. Това ще доведе до решение и всеки ще почувства логичния изход и край на срещата, особено ако срещите Ви обикновено протичат „ безкрайно дълго“ и „в кръг“. Ако се обръщаме към всеки поотделно се губи ценно време, а и хората се чувстват притиснати. Друг начин да мотивираме даването на предложения е след първия отговор на въпроса, който сме задали да покажем, че идеята е добра и да предложим да чуем друго мнение. Ако в екипа Ви има хора, които почти не отговарят, подходяща фраза би била:“Ценя мнението на всеки от вас, някои друг има ли какво да добави?“ . След това просто погледнете човека, който бихте искали да чуете. Ако въпросният човек има какво да каже, ще се почувства стимулиран да го направи, а ако не желае да говори, няма да сте го притеснили.
Срещите могат да бъдат прекрасен начин за комуникация и за намиране на решения на проблеми. Практиката е доказала, че има мениджъри които идентифицират проблема, намират десет възможни решения, стигет до консенсус с групата за най-доброто възмогно решение и създават писмен план за действие за 15 минути. Това е възможно за всеки, стига да следва посочените по-горе съвети.
Кошница