Срещата като инвестиция, а не като разход Повечето хора описват бизнес срещите като „безкрайни“, „протичащи в кръг“ и „загуба на време“. И често са прави. Истината е сурова: докато екипът Ви е в среща, той реално не работи. Ако в залата има 10 души и срещата продължи един час без резултат, Вие току-що сте изгубили 10 работни часа.
В Diteramb Consult вярваме, че най-добрата среща е кратката среща – или тази, която изобщо не се е състояла, защото е можела да бъде имейл.
Ето как да превърнете Вашите събирания в 15-минутни сесии за светкавични резултати.
Преди да изпратите покана в календара, се запитайте: „Каква е конкретната цел?“. Ако целта е просто споделяне на информация, пратете имейл или запишете кратко видео съобщение. Срещите трябва да се провеждат само когато е необходим брейнсторминг, взимане на сложно решение или разрешаване на конфликт. По-малко срещи означават 200% повече продуктивност за екипа Ви.
Никога не влизайте в среща без дневен ред (Agenda), изпратен поне 24 часа по-рано.
Правилото на трите точки: Ограничете дневния ред до максимум три ключови теми. Ако нещо не е сред топ 3 по важност, то не е за тази среща.
Подготвени участници: Когато хората знаят точно какво ще се обсъжда, те идват с готови предложения, а не тепърва започват да мислят по въпроса.
Времето има свойството да се разтяга спрямо това, което сме му отпуснали.
Поставете лимит: Започнете да съкращавате срещите си от 30 на 20, а след това и на 15 минути. Когато времето е малко, участниците стават много по-фокусирани и спират с излишните отклонения.
Край означава Край: Когато лимитът изтече, срещата приключва. Това учи екипа да поднася само най-важната информация в началото.
Ефективният лидер не притиска хората, а насърчава естествения поток на идеи.
Свободно участие: Вместо да изисквате мнение от всеки подред (което губи време), задайте открит въпрос и оставете инициативата на екипа.
Стимулиране на тихите таланти: Ако искате да чуете някой конкретен човек, не го притискайте директно. Кажете: „Ценя мнението на всеки от вас, някой друг има ли какво да добави?“, и погледнете към него. Това е покана, а не натиск.
Потвърждение на идеите: Когато чуете добра идея, подкрепете я веднага. Това мотивира останалите да мислят конструктивно.
Среща без решения е просто разговор. Всяко събиране трябва да завърши с ясни отговори на три въпроса:
Какво беше решено?
Кой е отговорен за изпълнението?
Какъв е крайният срок? Изпратете тези точки (Minutes of Meeting) веднага след края на срещата. Ако няма план за действие, срещата е била провал.
Срещите могат да бъдат прекрасен инструмент за комуникация, ако се провеждат с уважение към времето на другите. Идентифицирайте проблема, намерете решенията, стигнете до консенсус и действайте. Това може да отнеме само 15 минути, ако следвате тези правила.
В Diteramb Consult помагаме на мениджърите да оптимизират своите работни процеси и да изградят култура на висока ефективност.
Искате ли да подобрите своите умения в различни области на маркетинга и продажбите? Присъединете се към нашите практически обучения: Курсове за Мениджмънт, Лидерство, Продажби и Маркетинг
Кошница