Защо използваме средствата за визуализация?
Проучванията показват, че средствата за визуализация имат следния ефект:
- Увеличават убедителността Ви. Презентациите, които използват визуализация съкращават времето на срещата с 28%, повишават ангажираността на аудиторията пет пъти и два пъти по-често постигат целите си.
- Задържат вниманието. Когато се използва визуализация наред с устна презентация остава с 10% по-голямо впечатление. При направени опити се е доказало, че студенти и ученици учат два пъти по-дабре и по-ефективно когато се използват и визуализиращи средства.
- Повишава се разбирането. Хората възприемат 7% от информацията, когато е поднесена орално, но разбирането им се увеличава до 87%, когато информацията е представена и вербално и визуално.
Съвети за успешно използване на средства за визуализация:
- Опитайте да ограничите визуализацията до 40 думи, като едрия шрифт е за предпочитене за да се вижда от всяка точка на мястото на провеждане.Съобразете се с факта, че шрифтове като Ariel и Comic Sans MS са по-лесно четими от Times New Roman, например. Позволете си свобода в използването на различни цветове, курсив, нестандартни букви, когато искате да наблегнете на по-основните неща. И запомнете най-вече, че смисъла на текста и последователността се отчита високо.
- При избор на изразни средства, използвайте сбит и енергичен език и с употребата на „Вие-гледна точка“. Опитайте с „Започнете собствен бизнес“, вместо „Как да се започне собствен бизнес“. Свийте параграфите в изречения, сентенциите във фрази , а фразите в ключови думи. Използвайте водачи за ключовите идеи и избягвайте да слагате точки на края на всеки рад с водач, точките се използват за край на цитати в една презентация.
- Използвайте снимки, картинки, графики, които бързо, цветно и образно да пресъздадат идеята Ви. Навлизането и използването на clip art в България даде гласност на концепцията за визуализациите и дори я направи ежедневие, но това не означава да използвате clip art само за принципа или да се чувствате задължени.
- Чартовете и графиките са добро средство за да се изтъкнат разлики или отношения само с един поглед. Без значение дали използвате линейна графика, бар, кръгла, организационна, права или под формата на таблица, не забравяйте да се концентрирате върху идеята, не върху цифрите Описателно заглавие като „Продажбените резултати отбелязват значително нарастване“ ще бъде много по-ефективно от „Продажби за 2000г.“. Използване на динамични думи като „растеж“, „спад“ и „тенденция“, наблягат на промяната във времето и директно създават асоцияция за развитие.
- Когато завършите презентацията направете цялостна проверка, а след това още една. Малкото подкопава вашата правдоподобност по-бързо от печатни грешки, правописни и фактически грешки.
- Когато Вашето представяне е готово е време да започнете да го упражнявате. Започнете сам до го отработвате – средното време за слайд трябва да е между 40 и 90 секунди. И помнете, че времето, за което най-много можете да задържите вниманието на публиката е 8 минути.
И един последен начин да сте сигурни, че посланието Ви ще напусне конферентната зала:
-раздавайте копие от презентазията на всеки.
Допълнителни съвети:
- Опростявайте средствата за визуализация, избягвайте объркващите материали и пособия.
- Проверете залата, в която ще се проведе презентацията.
- Използвайте clip art благоразумно
- Преглеждайте и поправяйте внимателно.
- Осигурете си копия от презентацията за раздаване на изхода.
- Кагато подготвяте презентацията на PowerPoint, задължително си направете и едно копие в друг формат, в случай че възникнат проблеми с оборудването.
Основни моменти при изнасяне на PowerPoint презентациите:
- Огледайте аудиторията и установете постоянен зрителен контакт.
- Говорете само когато гледате някого. Работете с цялата зала – добро напътствие е да задържате погледа си за не повече от две секунди върху всеки член от аудиторията. Никога не говорете към екрана, с гръб към аудиторията.
- Заемане на позиция
- Ако залата го позволява, застанете прави в лявата част на стаята, което да е и лява страна за аудиенцията. Така позицията Ви ще е незаплашителна и ще открива тялото Ви когато жестикулирате или работите с екрана.
- Разнообразете плътността, силата и звучността на гласа си
- Когато се подготвяте за презентация и упражнявате гласа си в празна зала, настройте тембъра си така, че да е подходящ за зала пълна с хора. Изнесете представянето леко над разговорния Ви маниер, с една идея по-силно, отколкото според Вас трябва да говорите. Каго увеличавате силата на говорене, автоматично повешавате въздействието.
- Правете паузи
- Поднесете фраза, след това направете пауза – това трябва да е циклично за цялата презентация, защото забавянето Ви дава контрол – можете да осъществите зрителен контакт, да си поемете въздух и да имате една секунда да осмислите това което казвате.
- Не четете презентацията си
- Когато пишете текста за представянето си, пишете го така, че да звучи добре с кратки изручения, глаголи които да изразяват действие и проста граматика. Бъдете добре запознати с материала, така че да не се налага да разчитате на бележки и да следвате точен сценарий. Ако все пак използвате записки, нека да са кратки и да наблягат на основните моменти, които искате да изтъкнете. Те са вашите освежаващи паметта записки, не сценарий.
- Осъществете връзка с аудиторията.
- За добрите оратори темата, по която говорят е удоволствие и въодушевлението, с което го правят действа заразяващо за публиката. Ангажирайте аудиторията лично, обръщайте се по име към тези, които познавате. Бъдете ентусиазиран. Отсрещната страна няма как да бъде завладяна от темата, ако Вие не покажете ентусиазъм. „Не можеш да получиш усмивка, ако не подариш усмивка пръв“.
- Използване на преходни връзки в PowerPoint презентациите
- Доброто преминаване от една тема към друга е от основно занчение за успеха на презентацията, връзките помагат да се напаснат отделните части и да се получи гладък преход на информацията. Освен това, те наблягат на по- важните идеи и Вашата аудитория обръща допълнително внимание.
- Ефекта, който носи свързващия елемент, може да бъде използван и от графики, като таблици, чартове и графични изображения. Можете да раздвижите и да разделите отделните части на кръговата диаграма, графите на скалите, редовете в таблиците или нивата в организационната графика.
- В това отношение PowerPoint предлага повече контрол върху броя на елементите, върху които да приложите ефектите на преходните свръзки, по-лесното постигане на тези ефекти, както и по-добър поглед над представянето, така че да можете да изпробвате различните ефекти, които оказва преди да ги приложите на практика.
Ефекти, които оказват преходните връзки:
- Транспериране- новите слайдове се разкриват в последоватилни хоризонтални и вертикални редове, сходно с ефкта на трансперантите на прозорец.
- Кутии – новият слайд се появява от средната част на предния или от някой от ъглите на екрана.
- Шахматно- новият слайд се се появява от предишния на серия от кутии.
- Разпръскване – подобрен модел на шахматния ефект, при който слайдовете се разкриват на множество малки кутийки или други обекти.
- Заличаване - новият слайд замества стария странично, по вертикала или диагонално.
- Избледняване – първият от слайдовете постепенно избледнява, докато другият не заеме мястото му.
- Разделяне – новата страница се разтваря от старата хоризонтално или вертикално от центъра на екрана.
- Изграждане – Определени детайли в текстовата диаграма изпъкват един по един. Това спестява на аудиторията нуждата да се приеме цялата информация наведнъж и позволява да се фокусират върху това, за което говорите в момента.
Избор на най-подходящия ефект:
- Ефектите на преходните връзки или т.нар. транслационни ефекти трябва да се базират на отправяното послание, публиката и средата на извършване на презентацията – техниката, с която провеждате представянето, както и обема на презентираната идея.
Няколко съвета за избор на транслационни ефекти:
- Отразете Вашето съобщение. Използваните ефекти трябва да са в унисон с основното чувство на презентацията. Какво е Вашето послание – сериозно или по-леко?; каква е неговата насоченост – учебна, мотивираща или забавляваща?; Какви са обсъжданите новини – добри или лоши?
- Презентацията Ви се отразява на Вашата публика, обмислете сериозността на презентацията и очакванията на аудиторията.
- Обърнете внимание на средата – техническото ниво, което използвате, напредналите в технологично отношение ефекти повишават изискванията към използвания компютър и могат да забавят процеса.
- Дължината на презентацията е съществена част от ефекта, който тя оказва. Транслационен ефект, който е подходящ за кратка презентация би действал отегчаващо при по-дълга и обратното, забавлението лесно може да се превърне в отегчение когато се използва един и същ способ няколко поредни пъти.
- Използвайте ги като елемента, определящ темпото, защото транслационните ефекти могат да бъдат добавени към всеки слайд или отделни ключове слайдове от цялостната информация. Темпото включва сливане и забързване или разделяне на информацията на части, сходно с главите на книга.
Кошница