Практически съвети за Управление на времето в бизнеса

9. Мит: Използвайте само веднъж хартията.

10. Мит: Колкото повече работите, толкова по-щастливи сте.

 

Основни моменти при управление на времето

 

1. Елекронната ни поща:

• Проверявайте е-мейла си поне веднъж на ден

• Отговаряйте, по възможност, в рамките на 24 часа

• Филтриране и сортиране.

• Изтривайте безполезната информация.

• Запазете всичко; без изключение

• Ако искате да делегирате по e-mail някой да изпълни нещо, изпратете го само до него. В противен случаи, се размива отговорността. Опишете точно молбата/заданието и крайния срок.

• Ако наистина искате някой да изпълни нещо, копирайте на CC някои важен човек.

• Повторното изпрщане на мейли е допустимо;

• Ако някой не отговори в рамките на 48 часа, значи никога няма да отговори.

 

2. Разговори по телефона:

• Поддържайте разговора кратък

• Започнете с изясняване на целта на разговора

• Придържайте се към основната тема

• Имайте предвид, че ви очакват още задачи

• Не си слагай краката на масата

2.1. Насоки за елегантно завършване на телефонните разговори:

• Погледнете "звучно" часовника

• Преминете в минало време

• Говорете за бъдещето

• Споменете срокове

• Кажете какво точно възнамерявате да направите

• Използвайте кратки изречения

 

3. Бизнес срещи

• Планирайте целите

• Средно за ръководството: > 40% от времето

• Изберете добър модератор

• Осигурете необезпокоявано протичане на срещата, изключете телефона

• Продължителност – максимум 1 час

• Подготовка: изготвяне на дневен ред

• Определете начален и краен час

• Използвайте социалните си умения

• Протоколиране: Ефективен начин да се проследяват решенията от срещата: кой за какво и до кога е отговорен?

• Оценка на срещата

 

4. Делегиране

• Делегирай с авторитет и отговорност

• Доверявай се на сътрудниците си

• Делегирайте предизвикателни и рутинни задачи

• Определете работата и очакваните резултати

• Определете значимостта на делегираната работа

 

 Кои са крадците на време

• Разместени материали

• Неканени посетители

• Непредвидени прекъсвания

• Пътуване от/до работното място

• Дълги писма

• Изчакване на други колеги

• Трудности с делегирането

• Посредствен персонал

• Тривиални въпроси

• Срещи на високо равнище

• Неподготвеност за работните срещи

• Забавяне на кореспонденцията

• Противоречиви цели

• Излишно усложнени процедури

• Кафе паузи

• Прокрастинация